총무(GA) 기능
미션
시설, 장비, 거래처 관계, 운영 물류를 관리하면서 창의적 탁월함을 가능하게 하는 효율적이고 안전하며 영감을 주는 물리적 업무 공간을 구축하고 유지합니다.
범위
- 시설 관리 (스튜디오, 사무실, 보관 공간)
- 사무 운영 및 행정 지원
- 거래처 관리 및 구매
- 장비 유지보수 및 자산 추적
- 샘플실 및 재료 라이브러리 관리
- 스튜디오 조율 및 스케줄링
- 보건, 안전, 보안 프로토콜
- 우편, 배송 및 물류 조율
주요 책임
시설 관리
물리적 업무 공간은 우리 크리에이티브 운영의 심장입니다. GA는 세 가지 핵심 공간을 관리합니다: 봉제와 조립이 이루어지는 메인 생산 스튜디오(3,000 sq ft), 피팅룸과 작업대가 있는 디자인 스튜디오(1,200 sq ft), 그리고 원단 보관 창고(800 sq ft). 여기에는 건물주와의 조율, 임대 갱신 관리, 수리 감독, 공간의 청결과 안전 및 기능성 보장이 포함됩니다.
HVAC 시스템(습기 피해를 방지하기 위한 원단 보관에 필수), 조명(원단 선택 시 색상 정확도에 필수), 배관에 대한 유지보수 일정을 추적합니다. 재봉기 작업대에 더 나은 조명이 필요하거나 여름에 피팅룸 에어컨이 고장나면, GA가 생산 중단 시간을 최소화하기 위해 신속하게 수리를 조율합니다.
사무 운영
우리의 관심이 주로 생산 공간에 집중되어 있지만, GA는 전통적인 사무 기능도 관리합니다: 소모품 주문, 프린터 및 사무 장비 관리, 청소 서비스 조율, 주방 비품 관리 등. 서비스 제공업체(청소, 보안, IT 지원)와의 관계를 유지하고 계약 갱신을 처리합니다.
GA는 또한 방문객의 첫 번째 접점이기도 합니다. 고객 미팅, 공급업체 방문, 잠재 투자자 등 리셉션 공간이 단정하고 손님이 전문적으로 환영받도록 합니다.
샘플실 관리
독특한 책임 중 하나는 원단 스와치, 부자재 샘플, 참고 자료가 정리되어 있는 샘플실을 관리하는 것입니다. 이 라이브러리에는 전 세계 공급업체의 수천 개 원단 샘플이 재료 유형, 색상 계열, 공급업체별로 정리되어 있습니다. GA는 다음을 보장합니다:
- 새 샘플이 체계적으로 기록되고 정리됨
- 디자이너의 샘플 요청이 신속하게 충족됨
- 재고가 유지되고 오래된 샘플이 보관 또는 폐기됨
- 원단 보전을 위해 실내 온습도가 관리됨
디자이너들은 새 프로젝트의 재료를 선택하기 위해 매일 이 자원을 활용하므로, 체계적으로 정리하고 접근하기 쉽게 유지하는 것이 매우 중요합니다.
장비 유지보수
패션 생산에는 전문 장비가 필요합니다: 산업용 재봉기, 오버로크, 재단 테이블, 드레스폼, 스티머, 다리미 등. GA는 모든 장비에 대한 예방 정비 일정을 유지하고, 기술자와의 수리를 조율하며, 보증을 추적합니다.
구매일, 유지보수 이력, 교체 일정이 포함된 자산 목록을 관리합니다. 재봉기 수리가 필요하면, GA가 기술자와 조율하고 생산이 지연되지 않도록 필요시 대체 장비를 마련합니다.
스튜디오 조율
생산 스튜디오는 여러 팀이 공간을 공유하는 빡빡한 일정으로 운영됩니다. GA는 다음에 대한 접근을 조율하며 스튜디오 캘린더를 관리합니다:
- 진행 중인 주문 작업을 하는 생산팀
- 마케팅이나 고객 프레젠테이션을 위한 촬영
- 고객이나 모델과의 피팅
- 장비 유지보수 시간
이를 위해서는 상충하는 요구의 균형을 맞추고 일정 변경을 모든 이해관계자에게 명확하게 전달하는 것이 필요합니다.
거래처 관리
GA는 재료와 서비스를 제공하는 수십 개의 거래처 관계를 관리합니다: 원단 공급업체, 부자재 거래처, 실 공급업체, 단추 제조업체, 청소 서비스, 장비 수리 기술자, 보안 회사 등. 책임에는 다음이 포함됩니다:
- 신규 거래처 온보딩 및 계약 협상
- Notion에서 거래처 연락처 데이터베이스 유지
- 구매 발주서 처리 및 배송 조율
- 거래처 성과 평가 및 대안 탐색
- 시설 접근(배송, 수리) 관련 거래처 관리
강한 거래처 관계는 더 나은 가격, 빠른 서비스, 그리고 긴급 주문이나 특별 편의가 필요할 때의 유연성을 의미합니다.
구매
부서들이 재료나 장비를 필요로 할 때, GA가 구매 물류를 처리합니다: 견적 확보, 공급업체 비교, 발주, 배송 추적, 배송 조율. 반복 구매(사무용품, 청소용품, 기본 재봉 소모품)의 경우, GA가 재고 수준을 유지하고 선제적으로 재주문합니다.
자본 구매(새 재봉기, 가구, 스튜디오 장비)의 경우, GA가 예산 승인을 위해 Finance와 조율하고 거래처 선정부터 설치까지 구매 과정을 감독합니다.
배송 및 물류
GA는 완성된 의상을 고객에게 발송하는 아웃바운드 배송을 조율하며, 배송 업체(FedEx, UPS, 대량 주문용 화물 운송사)와의 관계를 관리합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
- 의상이 손상 없이 도착하도록 하는 포장 표준
- 배송 서류 및 보험
- 추적 및 배송 확인
- 반품 또는 교환 처리
해외 고객(하이프로파일 K-pop 공연에서 흔함)의 경우, GA가 세관 서류를 관리하고 포워더와 조율합니다.
보건 및 안전
GA는 정기 검사를 실시하고 제조 시설에 대한 OSHA 기준 준수를 유지하여 직장이 안전 규정을 충족하도록 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
- 소방 안전 장비 (소화기, 경보기, 비상구 표지)
- 응급 처치 용품 및 비상 절차
- 반복성 긴장 부상 방지를 위한 인체공학적 작업대 설정
- 원단 가공제나 접착제를 사용하는 구역의 적절한 환기
- 보안 시스템 (경보, 카메라, 출입 통제)
GA는 전 직원을 대상으로 분기별 안전 교육을 실시하고 비상 연락처 목록을 유지합니다.
핵심 프로세스
- 시설 유지보수 - 예방 및 사후 유지보수 워크플로우
- 샘플실 관리 - 입고, 정리 및 접근 프로토콜
- 장비 유지보수 - 자산 추적 및 유지보수 스케줄링
- 거래처 온보딩 - 신규 거래처 검증 및 설정
- 스튜디오 스케줄링 - 캘린더 관리 및 충돌 해결
도구 및 시스템
- Notion: 거래처 데이터베이스, 유지보수 일정, 자산 목록, 스튜디오 캘린더
- Google Calendar: 공유 스튜디오 스케줄링 및 시설 예 약
- Slack: #general-affairs 채널에서 요청 및 조율
- AssetTiger: 장비 추적 및 유지보수 이력
- BuildingEngines: 시설 작업 주문 관리
- ShipStation: 배송 라벨 생성 및 추적
- Dropbox: 거래처 계약서, 보증서, 장비 매뉴얼
핵심 지표
- 유지보수 응답 시간 (목표: 긴급 \\\\\<4시간, 일상 \\\\\<24시간)
- 장비 가동률 (목표: 핵심 생산 장비 98%+)
- 거래처 정시 배송 (목표: 예정 배송의 95%+)
- 시설 평방피트당 비용 (목표: 공과금 포함 <$18/sq ft/월)
- 샘플실 접근 시간 (목표: 디자이너 요청 충족까지 \\\\\<15분)
- 안전 사고 (목표: 분기당 0건)
- 배송 파손율 (목표: 아웃바운드 배송의 \\\\\<1%)
- 구매 비용 절감 (목표: 거래처 협상을 통해 연간 5%+)
팀 구조
- GA Manager (A) - 전체 시설 및 운영 전략, 거래처 관계, 예산 소유
- Facilities Coordinator (R) - 일상 유지보수, 수리, 거래처 조율
- Sample Room Coordinator (R) - 원단 라이브러리 관리, 샘플 정리, 디자이너 지원
- Admin Assistant (S) - 사무 운영, 소모품 주문, 리셉션 지원
- Shipping Coordinator (S) - 아웃바운드 물류, 포장, 배송업체 조율
- Security Lead (S) - 보안 시스템 및 프로토콜 관리 (파트타임)
GA Manager는 모든 시설 및 운영 의사결정에 대해 Accountable합니다. Facilities Coordinator와 Sample Room Coordinator는 핵심 프로세스 실행에 Responsible합니다. 지원 인력이 전문 기능(행정, 배송, 보안)을 담당합니다.
주요 시설 의사결정(임대 갱신, 자본적 개선, $10K 이상의 거래처 계약 변경)에 대해서는 GA Manager가 CFO 및 CEO와 Consult한 후 확정합니다.
상세 RABSIC 매트릭스는 책임 배분을 참조하세요.
원본 문서: Notion - Business Models 최종 동기화: 2026-02-08