총무 책임 배분
총무 기능은 Kyndof의 생산 운영이 원활하게 돌아가도록 물리적 업무 공간, 운영 물류, 거래처 생태계를 관리합니다. 다음은 주요 책임 영역별로 RABSIC 책임이 어떻게 배분되는지 설 명합니다.
시설 관리
안전하고 기능적인 생산 및 사무 공간 유지
GA Manager는 모든 시설 전략에 대해 Accountable합니다. 공간 확장 결정, 임대 갱신 협상, 시설 기준 설정, 시설 예산 소유가 이에 해당합니다. Facilities Coordinator는 일상적인 유지보수를 실행하고, 수리를 조율하며, 공간의 운영 상태를 유지하는 데 Responsible합니다.
생산 스튜디오 HVAC 시스템이 여름에 고장나면(원단 보관에 온습도 관리가 필수이므로 중요), Facilities Coordinator가 즉시 긴급 수리를 조율하고 GA Manager는 초과 근무 비용을 승인하며 반복적인 고장이 시스템 교체를 정당화하는지 평가합니다.
건물주와 부동산 관리자는 건물 운영에 영향을 미칠 수 있는 유지보수 일정에 대해 Informed됩니다. 생산팀은 워크플로우를 방해할 수 있는 주요 시설 변경 전에 Consulted됩니다. 예를 들어, 재단 테이블 재배치 시 최적 레이아웃에 대한 재단실 슈퍼바이저의 입력이 필요합니다.
RABSIC 매트릭스: 시설 관리
| 의사결정 유형 | A (Accountable) | R (Responsible) | C (Consulted) | I (Informed) |
|---|---|---|---|---|
| 임대 갱신 | GA Manager | GA Manager | CFO, CEO | Finance |
| 대규모 수리 ($5K+) | GA Manager | Facilities Coordinator | Finance | Operations |
| 일상 유지보수 | GA Manager | Facilities Coordinator | - | Operations |
| 공간 레이아웃 변경 | GA Manager | Facilities Coordinator | Operations 팀 | 전 직원 |
| 안전 컴플라이언스 | GA Manager | Facilities Coordinator | Security Lead | 전 직원 |
사무 운영
전통적인 사무 기능 및 행정 지원 관리
Admin Assistant는 일상적인 사무 운영에 Responsible합니다: 소모품 주문, 프린터 관리, 청소 서비스 조율, 고객 방문 시 리셉션 공간이 단정하게 유지되도록 보장. GA Manager는 사무 운영 전략과 거래처 관계에 Accountable합니다.
고객이 현장 피팅을 예약하면, Admin Assistant가 피팅룸이 준비되고, 온도가 관리되며, 필요한 물품이 구비되도록 합니다. 하이프로파일 고객 방문 전에는 청소 서비스와 추가 관리를 조율합니다. GA Manager는 VIP 고객이 요청하는 특별 편의 예산에 대해 Consulted됩니다.
IT 지원 거래처가 장비 유지보수를 제공합니다 (Support 역할). 보안 서비스는 건물 접근에 영향을 미치는 방문자 일정에 대해 Informed됩니다.
RABSIC 매트릭스: 사무 운영
| 의사결정 유형 | A (Accountable) | R (Responsible) | C (Consulted) | I (Informed) |
|---|---|---|---|---|
| 소모품 구매 | GA Manager | Admin Assistant | Finance | - |
| 거래처 선정 | GA Manager | GA Manager | Admin Assistant | Finance |
| 리셉션 프로토콜 | GA Manager | Admin Assistant | Sales | - |
| 사무 장비 | GA Manager | Admin Assistant | IT Support | Finance |
| 청소 기준 | GA Manager | Admin Assistant | - | 전 직원 |
샘플실 관리
원단 및 재료 라이브러리 정리 및 유지
Sample Room Coordinator는 Kyndof의 방대한 원단 스와치 컬렉션(전 세계 공급업체의 수천 개 샘플)을 관리하는 데 Responsible합니다. 여기에는 새 샘플 기록, 재료 유형 및 색상별 정리, 디자이너 요청 충족, 온습도 관리, 구형 샘플 보관이 포함됩니다.
디자이너는 재료를 빠르게 찾는 능력에 영향을 미치는 정리 시스템에 대해 Consulted됩니다. 디자이너가 새 프로젝트를 위해 샘플을 요청하면, Sample Room Coordinator가 15분 이내 검색을 보장합니다 (KPI 목표). GA Manager는 샘플실 예산에 대해 Accountable하며 대량 샘플 배송에 대해 공급업체와 조율합니다.
Supply Chain은 잠재적인 재료 조달 필요를 나타내는 샘플 재고 수준에 대해 Informed됩니다. 공급업체는 샘플 제출이 필요한 새로운 재료 라인에 대해 Consulted됩니다.
RABSIC 매트릭스: 샘플실 관리
| 의사결정 유형 | A (Accountable) | R (Responsible) | C (Consulted) | I (Informed) |
|---|---|---|---|---|
| 정리 시스템 | GA Manager | Sample Room Coordinator | Design 팀 | - |
| 샘플 카탈로깅 | GA Manager | Sample Room Coordinator | - | Design 팀 |
| 온습도 관리 | GA Manager | Facilities Coordinator | Sample Room Coordinator | - |
| 샘플 요청 | Sample Room Coordinator | Sample Room Coordinator | - | 디자이너 |
| 공급업체 조율 | GA Manager | Sample Room Coordinator | Supply Chain | - |
장비 유지보수
생산 장비의 운영 상태 유지
GA Manager는 예방 정비 일정, 장비 예산, 수리 vs. 교체 결정을 포함한 장비 유지보수 전략에 대해 Accountable합니다. Facilities Coordinator는 유지보수를 실행하고, 기술자와 조율하며, 보증을 추적하는 데 Responsible합니다.
산업용 재봉기에 서비스가 필요하면, Facilities Coordinator가 생산 중단 을 최소화하기 위해 생산 다운타임 동안 기술자를 예약합니다. 구매일, 유지보수 이력, 교체 일정이 포함된 자산 목록을 유지합니다. 핵심 장비에 비싼 수리가 필요하면, Facilities Coordinator가 비용-편익 분석(수리 vs. 교체)을 수행하고 GA Manager에게 조치를 권고합니다.
생산 슈퍼바이저는 유지보수가 필요할 수 있는 장비 성능 문제에 대해 Consulted됩니다. Finance는 자본 장비 구매에 대해 Consulted됩니다. Operations는 생산 능력에 영향을 미치는 유지보수 일정에 대해 Informed됩니다.
RABSIC 매트릭스: 장비 유지보수
| 의사결정 유형 | A (Accountable) | R (Responsible) | C (Consulted) | I (Informed) |
|---|---|---|---|---|
| 예방 정비 일정 | GA Manager | Facilities Coordinator | Operations | - |
| 장비 수리 | GA Manager | Facilities Coordinator | Finance ($3K 초과 시) | Operations |
| 장비 교체 | GA Manager | GA Manager | Finance, Operations | - |
| 보증 관리 | GA Manager | Facilities Coordinator | - | Finance |
| 기술자 선정 | GA Manager | Facilities Coordinator | Operations | - |
스튜디오 조율
공유 생산 공간 스케줄링 관리
생산 스튜디오는 봉제, 피팅, 촬영, 장비 유지보수를 위해 여러 팀이 공간을 공유하며 운영됩니다. Facilities Coordinator는 스튜디오 캘린더를 관리하고 스케줄 충돌을 해결하는 데 Responsible합니다.
생산팀은 고정 마감이 있는 진행 중 주문의 스케줄링 요구에 대해 Consulted됩니다. Marketing은 촬영 시기에 대해 Consulted됩니다. GA Manager는 우선순위 판단이 필요한 충돌이 발생했을 때의 최종 결정에 Accountable합니다. 예를 들어, 예정된 생산 시간에 고객이 긴급 피팅 공간을 요청하는 경우가 이에 해당합니다.
모든 이해관계자는 확정된 일정과 변경 사항에 대해 Informed됩니다. Facilities Coordinator가 Slack #general-affairs 채널을 통해 일정 업데이트를 선제적으로 전달하여 놀라운 일을 최소화합니다.
RABSIC 매트릭스: 스튜디오 조율
| 의사결정 유형 | A (Accountable) | R (Responsible) | C (Consulted) | I (Informed) |
|---|---|---|---|---|
| 스튜디오 캘린더 관리 | GA Manager | Facilities Coordinator | Operations, Sales | 전 팀 |
| 스케줄링 우선순위 결정 | GA Manager | Facilities Coordinator | Production, Sales | - |
| 촬영 조율 | GA Manager | Facilities Coordinator | Marketing | Operations |
| 피팅룸 스케줄링 | GA Manager | Facilities Coordinator | Sales | Design |
| 유지보수 시간 | GA Manager | Facilities Coordinator | Operations | 전 팀 |
거래처 관리
공급업체 관계 구축 및 유지
GA Manager는 신규 거래처 온보딩, 계약 협상, 거래처 성과 평가를 포함한 거래처 전략에 대해 Accountable합니다. Facilities Coordinator와 Admin Assistant는 거래처 데이터베이스 유지, 구매 발주서 처리, 배송 조율로 Support를 제공합니다.
새 청소 서비스를 선정할 때, GA Manager가 요건을 정의하고, 제안서를 평가하며, 최종 거래처 선정 결정을 내립니다. Admin Assistant가 시범 기간을 조율하고 직원의 피드백을 수집합니다. Finance는 계약 조건 및 결제 구조에 대해 Consulted됩니다.
시설 접근 관련 거래처 관리는 Security Lead (Support)가 담당하며, 접근 권한과 시간에 대해 GA와 조율합니다. Operations 팀은 생산 구역에 영향을 미치는 배송 일정에 대해 Informed됩니다.
RABSIC 매트릭스: 거래처 관리
| 의사결정 유형 | A (Accountable) | R (Responsible) | C (Consulted) | I (Informed) |
|---|---|---|---|---|
| 거래처 선정 | GA Manager | GA Manager | Finance | 사용 부서 |
| 계약 협상 | GA Manager | GA Manager | Finance, Legal | - |
| 거래처 온보딩 | GA Manager | Admin Assistant | Security Lead | Finance |
| 성과 평가 | GA Manager | GA Manager | 사용 부서 | Finance |
| 거래처 종료 | GA Manager | GA Manager | Finance, Legal | 사용 부서 |
구매
부서 간 구매 요청 조율
GA Manager는 구매 전략 및 예산 배분에 대해 Accountable합니다. Admin Assistant는 일상적인 구매 실행에 Responsible합니다: 견적 확보, 발주, 배송 추적, 배송 조율.
반복 소모품(사무용품, 청소 재료, 기본 재봉 소모품)의 경우, Admin Assistant가 재고 수준에 따라 선제적으로 재주문합니다. 자본 구매(새 장비, 가구)의 경우, 구매 진행 전에 예산 승인에 대해 Finance가 Consulted됩니다. 요청 부서는 구매가 필요를 충족하도록 사양에 대해 Consulted됩니다.
GA Manager는 대량 할인 또는 거래처 통합을 통한 비용 절감 기회를 파악하기 위해 월간 구매 보고서를 검토합니다 (KPI 목표: 협상을 통한 연간 5% 절감).
RABSIC 매트릭스: 구매
| 의사결정 유형 | A (Accountable) | R (Responsible) | C (Consulted) | I (Informed) |
|---|---|---|---|---|
| 일상 소모품 주문 | GA Manager | Admin Assistant | - | 요청 부서 |
| 자본 구매 ($5K+) | GA Manager | Admin Assistant | Finance, 요청 부서 | - |
| 거래처 견적 평가 | GA Manager | Admin Assistant | Finance | - |
| 긴급 구매 | GA Manager | Admin Assistant | Finance ($1K 초과 시) | 요청 부서 |
| 구매 정책 | GA Manager | GA Manager | Finance | 전 부서 |
배송 및 물류
아웃바운드 의상 배송 관리
Shipping Coordinator는 아웃바운드 배송 실행에 Responsible합니다: 파손을 방지하기 위한 의상 포장, 배송 서류 준비, 배송업체 조율, 배송 확인 추적. GA Manager는 배송 전략, 배송업체 관계, 물류 예산에 Accountable합니다.
국제 배송 시(해외 K-pop 공연에서 흔함), Shipping Coordinator가 세관 서류와 포워더 조율을 관리합니다. Operations는 섬세한 의상의 특수 포장 요건에 대해 Consulted됩니다. Customer Service는 고객에게 배송 업데이트를 제공하기 위해 배송 추적 번호에 대해 Informed됩니다.
주요 고객에 대한 고가 배송의 경우, GA Manager가 보험 보장을 검토하고 프리미엄 배송 옵션을 선택합니다. Finance는 배송 비용 배분 및 고객 청구에 대해 Consulted됩니다.
RABSIC 매트릭스: 배송 및 물류
| 의사결정 유형 | A (Accountable) | R (Responsible) | C (Consulted) | I (Informed) |
|---|---|---|---|---|
| 배송업체 선정 | GA Manager | Shipping Coordinator | Finance | Customer Service |
| 배송 기준 | GA Manager | Shipping Coordinator | Operations | - |
| 국제 배송 | GA Manager | Shipping Coordinator | Operations, Finance | Customer Service |
| 파손 클레임 | GA Manager | Shipping Coordinator | Customer Service | Finance |
| 긴급 배송 결정 | GA Manager | Shipping Coordinator | Customer Service, Finance | Operations |
보건 및 안전
직장 안전 및 규제 컴플라이언스 보장
GA Manager는 OSHA 제조 기준에 대한 보건 및 안전 컴플라이언스에 Accountable합니다. Facilities Coordinator는 안전 프로토콜 실행에 Responsible합니다: 소방 안전 장비 유지, 응급 처치 용품 관리, 분기별 교육 실시, 정기 점검 수행.
Security Lead는 비상 절차와 보안 시스템 관리에 Support를 제공합니다. Operations는 반복성 긴장 부상 방지를 위한 인체공학적 작업대 설정에 대해 Consulted됩니다. 전 직원은 안전 절차, 비상구, 사고 보고 프로세스에 대해 Informed됩니다.
안전 사고 발생 시, Facilities Coordinator가 상세 내용을 기록하고 근본 원인 분석을 수행합니다. GA Manager는 교육 필요 또는 프로세스 개선을 파악하기 위해 분기별로 사고를 검토합니다. Legal과 HR은 컴플라이언스 요건 및 직원 안전 교육에 대해 Consulted됩니다.
RABSIC 매트릭스: 보건 및 안전
| 의사결정 유형 | A (Accountable) | R (Responsible) | C (Consulted) | I (Informed) |
|---|---|---|---|---|
| 안전 컴플라이언스 | GA Manager | Facilities Coordinator | Legal, HR | 전 직원 |
| 비상 프로토콜 | GA Manager | Facilities Coordinator | Security Lead | 전 직원 |
| 안전 교육 | GA Manager | Facilities Coordinator | HR | 전 직원 |
| 사고 조사 | GA Manager | Facilities Coordinator | HR, Legal | 리더십 |
| 안전 장비 | GA Manager | Facilities Coordinator | Operations | - |
부서 간 협력
총무는 거의 모든 기능과 교차합니다. 다 른 기능이 GA와 언제 소통해야 하는지 안내합니다:
Operations가 GA를 필요로 할 때:
- 생산 장비에 유지보수나 수리가 필요한 경우
- 스튜디오 일정 변경이 생산 능력에 영향을 미치는 경우
- 신규 장비 구매가 계획된 경우
- 생산 현장에서 안전 우려가 발생한 경우
Sales가 GA를 필요로 할 때:
- 고객 방문에 시설 준비가 필요한 경우
- VIP 고객 편의가 표준 사무 운영을 초과하는 경우
- 영업 과정에서 배송 일정 질문이 발생하는 경우
Finance가 GA를 필요로 할 때:
- 시설 또는 거래처 예산 조정이 필요한 경우
- 자본 지출 승인이 필요한 경우
- 비용 배분 질문이 시설 또는 운영에 관련된 경우
HR이 GA를 필요로 할 때:
- 신규 직원에게 업무 공간 설정이 필요한 경우
- 시설 접근성 편의가 필요한 경우
- 안전 교육이 예정된 경우
관련 자료
- GA 프로세스 - 핵심 워크플로우 및 절차
- 시설 유지보수 - 유지보수 프로토콜
- 샘플실 관리 - 정리 및 접근 절차
- 장비 유지보수 - 자산 추적 및 스케줄링
최종 업데이트: 2026-02-03 관리: GA 기능 질문이 있으신가요? Slack #general-affairs에서 문의하세요
원본 문서: Notion - Business Models 최종 동기화: 2026-02-08