총무 프로세스

총무 기능은 시설, 거래처, 장비, 물류가 Kyndof의 생산 운영을 안정적으로 지원하도록 하는 체계적인 프로세스를 통해 운영됩니다. 다음은 핵심 워크플로우입니다.

시설 유지보수

생산 및 사무 공간의 운영 상태 유지

시설 유지보수 프로세스는 예방 정비(고장을 방지하기 위한 계획된 관리)와 사후 정비(장비 고장 시 긴급 수리)의 균형을 맞춥니다. Facilities Coordinator는 모든 시설 시스템을 추적하는 마스터 유지보수 일정을 관리합니다:

HVAC 시스템 - 분기별 필터 교체, 연간 점검, 고장 시 즉시 대응 (원단 보관 온습도 관리에 필수)
조명 - 월간 점검, 전구 교체, 디자인 스튜디오의 색상 정확도 검증
배관 - 연간 점검, 누수 또는 고장 시 즉시 수리
전기 시스템 - 분기별 안전 점검, 생산 장비 회로의 부하 테스트
건물 외피 - 지붕, 벽, 창문 연간 점검, 기상 피해 즉시 수리

유지보수 문제가 발생하면, Facilities Coordinator가 긴급도를 평가하고(생산 차단 vs. 일상), 최소 지장 시간대에 거래처를 예약하며, 접근을 조율하고, 완료를 확인합니다. $5K를 초과하는 대규모 수리는 GA Manager가 진행 전에 승인하고 Finance와 예산 영향을 상의합니다.

샘플실 관리

원단 및 재료 라이브러리 정리

샘플실에는 디자이너들이 의상 프로젝트의 재료를 선택할 때 매일 참고하는 수천 개의 원단 스와치가 보관되어 있습니다. 샘플실 프로세스는 빠른 검색과 체계적인 정리를 보장합니다:

입고 워크플로우:

공급업체로부터 재료 사양과 함께 새 샘플 도착
Sample Room Coordinator가 재고 시스템에 샘플 기록 (재료 유형, 색상, 공급업체, 입고일)
샘플에 고유 ID를 태깅하고 정리 시스템에 따라 보관 (재료 유형별, 색상 계열별)
빠른 검색을 위해 위치 코드로 재고 시스템 업데이트

접근 워크플로우:

디자이너가 Notion 양식 또는 Slack 직접 메시지로 샘플 요청
Sample Room Coordinator가 15분 이내에 샘플 검색 (KPI 목표)
디자이너가 프로젝트 사용을 위해 샘플 대출 서명
반납된 샘플을 올바른 위치에 재보관
손상되거나 부족한 샘플에 재주문 플래그 표시

관리 워크플로우:

주간: 온습도 관리 확인 (온도 68-72°F, 습도 45-55%)
월간: 잘못 보관된 샘플을 바로잡기 위한 정리 감사
분기: 폐기된 샘플 정리 (공급업체가 중단한 재료)
연간: 전체 재고 실사

장비 유지보수

자산 추적 및 예방 정비 스케줄링

생산 장비(산업용 재봉기, 오버로크, 재단 테이블, 스티머)는 생산 중 고장을 방지하기 위해 정기적인 유지보수가 필요합니다. 장비 유지보수 프로세스는 추적을 위해 AssetTiger 소프트웨어를 사용합니다:

예방 정비(PM) 일정:

산업용 재봉기: 월간 서비스 (청소, 오일링, 타이밍 조정)
오버로크: 월간 서비스 (칼날 연마, 장력 보정)
재단 테이블: 분기별 보정 및 칼날 교체
스티머 및 다리미: 월간 스케일 제거 및 안전 점검
드레스폼: 연간 점검 및 패딩 교체

각 장비에는 다음을 추적하는 유지보수 카드가 있습니다:

구매일 및 보증 만료일
날짜와 수행된 작업이 포함된 유지보수 이력
반복되는 문제에 대한 기술자 메모
다음 예정된 유지보수 날짜
예상 수명 기반 교체 일정

사후 정비 워크플로우:

생산 오퍼레이터가 Slack #general-affairs를 통해 장비 고장 보고
Facilities Coordinator가 긴급도 평가: 생산 차단 vs. 대기 가능
핵심 장비의 경우, 주 장비 수리 중 대체 장비 마련
생산 다운타임 동안 기술자 예약
자산 추적 시스템에 수리 기록
오퍼레이터가 생산 복귀 전 장비 기능 확인

수리 vs. 교체 결정: 장비에 비싼 수리가 필요할 때, Facilities Coordinator가 분석합니다:

수리 비용 vs. 교체 비용
장비 연식 vs. 예상 잔여 수명
최근 수리 빈도 (다수의 고장은 교체를 시사)
장기 수리 중 장비 미사용 시 생산 영향
업그레이드를 정당화하는 최신 모델의 기술 개선

수리 비용이 교체 비용의 50%를 초과하고 장비가 예상 수명의 50%를 지난 경우, 일반적으로 교체가 재무적으로 합리적입니다. GA Manager가 Finance 및 Operations와 상의하여 최종 결정을 내립니다.

거래처 온보딩

신규 공급업체 검증 및 설정

부서들이 새 거래처를 요청할 때(원단 공급업체, 장비 기술자, 청소 서비스, 배송 업체), GA가 품질, 신뢰성, 적절한 문서화를 보장하기 위해 온보딩 프로세스를 관리합니다:

검증 단계:

부서가 요건과 타당성을 포함한 거래처 요청서 제출
GA Manager가 필요성을 검토하고 평가 진행 승인
GA가 거래처 제안서, 레퍼런스, 인증을 수집
Finance가 결제 조건 및 신용 요건 검토
Legal이 책임 및 컴플라이언스를 위한 계약 검토 (해당 시)
신뢰성 및 서비스 품질을 위한 레퍼런스 확인

온보딩 단계:

거래처 선정 및 계약 확정
연락처 정보, 계약 조건, 성과 기준을 포함하여 Notion 거래처 데이터베이스에 거래처 추가
Finance와 결제 설정 조율 (결제 조건, 청구 절차)
거래처가 현장 접근이 필요한 경우 Security Lead가 시설 접근 권한 부여
사용 부서에 거래처가 활성화되어 이용 가능함을 통보
성과 모니터링과 함께 시범 기간 개시 (보통 90일)

성과 모니터링:

월간: 배송 적시성, 품질, 응대성 검토
분기: 사용 부서 피드백을 포함한 공식 성과 검토
연간: 누적 성과에 기반한 계약 갱신 결정

성과 기준을 충족하지 못하는 거래처는 개선 통보를 받습니다. 지속적인 성과 부진은 거래처 교체 탐색을 촉발합니다.

스튜디오 스케줄링

공유 생산 공간 접근 조율

생산 스튜디오는 다수의 동시 수요를 가지고 운영됩니다: 진행 중인 생산 주문, 고객 피팅, 마케팅 촬영, 장비 유지보수 시간. 스튜디오 스케줄링 프로세스는 이러한 상충하는 수요의 균형을 맞춥니다:

스케줄링 우선순위 프레임워크:

긴급 생산 (콘서트 주간 긴급 주문으로 임박한 마감)
예정된 생산 (정상 생산 일정의 주문)
고객 피팅 (고객과 사전 예약된 약속)
마케팅 촬영 (영업 및 프로모션용 콘텐츠 제작)
장비 유지보수 (비수기 시간 동안의 예방 정비)

스케줄링 워크플로우:

팀들이 Google Calendar를 통해 스튜디오 예약 요청 제출: 필요 날짜/시간, 소요 시간, 공간 요건 (피팅룸, 메인 스튜디오, 양쪽 모두), 우선순위
Facilities Coordinator가 캘린더에서 충돌 확인
충돌이 없으면 즉시 예약 확인
충돌이 있으면 Facilities Coordinator가 우선순위를 평가하고 관련 당사자와 상의
우선순위 분쟁 시 GA Manager가 최종 결정
모든 관련 당사자에게 최종 일정 통보
변경 사항을 Slack #general-affairs를 통해 선제적으로 전달

충돌 해결 사례: 생산팀이 화요일 오전 10시-오후 4시에 일상적인 봉제 작업을 위해 스튜디오를 예약한 상황. 고객이 수요일에 필요한 의상을 위해 화요일 오후 2시에 긴급 피팅을 요청(콘서트 주간). Facilities Coordinator가 Production Supervisor에게 상의: 오후 2-3시에 생산 작업을 일시 중지할 수 있는가? 가능하면 피팅 삽입. 불가능하면(생산도 시간이 촉박한 경우), GA Manager가 평가: 어느 쪽이 지연될 경우 사업 영향이 더 심각한가? 근거와 함께 결정을 즉시 전달.

스튜디오 에티켓:

예약자는 정시에 도착하거나 15분 유예 시간 후 예약 상실
다음 사용자를 위해 공간을 깨끗하고 정리된 상태로 유지
장비를 지정된 보관 장소에 반환
예약 시간 초과 시 다음 예약자의 명시적 승인 필요

구매 프로세스

부서 간 구매 조율

부서들이 재료, 장비, 서비스를 필요로 할 때, GA가 비용 효율성과 적시 배송을 보장하기 위해 구매를 조율합니다:

일상 구매 ($500 미만):

요청자가 Notion 양식으로 구매 요청 제출: 품목 설명, 수량, 타당성, 예산 코드
Admin Assistant가 예산 가용성 확인
Admin Assistant가 선호 거래처로부터 견적 확보
최적의 거래처로 발주 (비용, 품질, 배송 시간의 균형)
요청자에게 추적 번호 제공
수령 확인 및 송장을 Finance에 제출

자본 구매 ($500-$5,000):

요청자가 사업 타당성을 포함한 상세 구매 요청 제출
GA Manager가 필요성을 검토하고 평가 승인
Admin Assistant가 3개 이상 거래처로부터 견적 수집
사양에 대한 요청자 의견을 위해 견적 비교 공유
Finance와 예산 영향 상의
GA Manager가 거래처 선정 및 구매 승인
구매 실행 및 배송 조율

대규모 자본 ($5,000+):

요청자가 ROI 분석 또는 운영 필요성 타당성을 포함한 자본 요청 제출
GA Manager와 Finance가 공동으로 예산 영향 검토
진행 전 CFO 승인 필요
Admin Assistant가 거래처 평가 및 견적 조율
Finance와 요청자 입력으로 GA Manager가 최종 선정
필요 시 계약 협상
배송, 설치, 사용자 교육 조율

구매 최적화: GA Manager가 분기별 구매 보고서를 검토하여 다음을 파악합니다:

대량 할인 대상인 고볼륨 품목
더 나은 가격을 위해 단일 거래처로 통합할 수 있는 다수의 소규모 거래처
협상된 요율의 거래처 계약을 정당화하는 반복 구매
품질을 희생하지 않고 비용 절감을 위해 거래처를 전환할 기회

배송 조율

아웃바운드 의상 배송 관리

생산이 의상 주문을 완료하면, GA가 체계적인 물류를 통해 고객에게 배송을 조율합니다:

표준 배송 프로세스:

Operations가 Shipping Coordinator에게 주문 준비 완료를 통보 (Notion 생산 상태 업데이트를 통해)
Shipping Coordinator가 주문 상세 확인: 목적지, 배송 기한, 특수 취급 요건
기준에 따라 의상 포장: 개별 의류는 가먼트 백, 장식 의류는 보호 박스, 섬세한 원단은 티슈 페이퍼
기한과 비용에 따라 배송 방법 선택: 비긴급은 지상 배송, 표준은 2일 배송, 긴급은 익일 배송
ShipStation을 통해 배송 라벨 생성
고객 알림을 위해 Customer Service에 추적 번호 제공
배송 확인 모니터링; 예외(지연, 파손) 즉시 에스컬레이션

국제 배송 프로세스:

Shipping Coordinator가 목적지 국가의 세관 요건 확인
정확한 제품 설명, 가치, HS 코드를 포함한 상업 송장 준비
세관 양식 완성 (목적지에 따라 수기 또는 전자)
복잡한 국제 배송(다수의 박스, 대형 품목)에 대해 포워더 투입
고가 주문은 서명 필수로 배송 준비
고객 및 Customer Service와 추적 정보 공유
통관 모니터링; 문제 발생 시 포워더에 에스컬레이션

파손 클레임 프로세스:

고객이 Customer Service에 배송 파손 보고
Customer Service가 사진과 설명을 Shipping Coordinator에게 전달
Shipping Coordinator가 배송업체에 클레임 접수
Customer Service가 Operations와 의상 수리 또는 교체 조율
고객 문제는 즉시 해결하면서 배송업체와 클레임 정산 진행
파손이 부적절한 보호를 시사하면 포장 검토

성과 지표:

정시 배송률 (목표: 98%)
배송 파손율 (목표: \\\\\<1%)
국제 통관 문제 (목표: \\\\\<5%)
배송업체 비용 효율성 (목표: 거래처 협상을 통해 연간 5% 절감)

프로세스 개선

GA는 운영 피드백과 성과 데이터에 기반하여 프로세스를 지속적으로 개선합니다:

월간 프로세스 검토:

유지보수 응답 시간 분석으로 병목 파악
장비 다운타임 패턴 파악
거래처 성과 문제 플래그
구매 비용 추세 검토
배송 지연 및 파손 사건 조사

분기별 개선 이니셔티브:

워크플로우 재설계를 통해 프로세스 비효율 해결
거래처 성과 문제 해결 또는 거래처 교체
고장 패턴에 기반하여 장비 유지보수 일정 조정
GA 팀 역량 개발을 위한 교육 필요 파악

연간 전략 검토:

증가하는 생산 볼륨에 대한 시설 적절성 평가
비용 효율성을 위한 거래처 포트폴리오 최적화
기술 투자 평가 (시설 관리 소프트웨어, 자산 추적, 배송 자동화)
업무 부하 대비 팀 역량 검토

시설 유지보수​

샘플실 관리​

장비 유지보수​

거래처 온보딩​

스튜디오 스케줄링​

구매 프로세스​

배송 조율​

프로세스 개선​

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