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단계 2: 주문 추적

소요 시간: 생산 기간 동안 지속 (일반적으로 4-12주) 담당: Account Manager 도구: Notion, Slack

목표​

주문 현황에 대한 지속적인 가시성을 유지하고, 고객에게 선제적으로 소통하며, 부서 간 활동을 조율합니다.

입력물​

  • Notion의 활성 주문 기록
  • Operations의 생산 타임라인
  • Fashion Design의 디자인 마일스톤

활동​

1. 일일 현황 모니터링 (일 5분)​

Notion 주문 트래커 확인:

  • 현재 단계 상태 (디자인 / 패턴 / 제작 / 피팅 / 최종)
  • 다가오는 마일스톤 및 마감일
  • 팀이 보고한 차질 또는 지연
  • 대기 중인 고객 조치 사항

Slack 프로젝트 채널 확인:

  • Fashion Design 또는 Operations 업데이트
  • 자재 소싱 현황
  • Sales 개입이 필요한 이슈

2. 주간 고객 업데이트 (주 30분)​

매주 금요일 현황 이메일 발송:

Subject: [Project Name] - Weekly Update

Hi [Client Name],

Here's your weekly progress update:

Completed This Week:
- [Milestone 1: e.g., "Initial design sketches presented and approved"]
- [Milestone 2: e.g., "Fabric swatches selected"]

In Progress:
- [Activity: e.g., "Pattern making for lead character gown"]
- [Activity: e.g., "Sourcing embellishments for ball scene costumes"]

Coming Up Next Week:
- [Milestone: e.g., "First fitting scheduled for Tuesday, Jan 23 at 2pm"]
- [Action needed: e.g., "Please confirm availability for fitting"]

We're on track for delivery on [Date]!

Let me know if you have any questions.

Best,
[Your Name]

포함 내용:

  • 진행 사진 (가능하고 적절한 경우)
  • 현재 상태가 표시된 타임라인 시각 자료
  • 필요한 고객 결정 또는 입력 사항

3. 마일스톤 조율 (수시)​

조율이 필요한 핵심 마일스톤:

디자인 승인 (1-2주차)

  • 고객 디자인 리뷰 미팅 예약
  • 스케치 및 컨셉 제시
  • Notion에 피드백 및 승인 문서화
  • 주문 상태를 다음 단계로 업데이트

원단 승인 (3-4주차)

  • 원단 견본 또는 디지털 샘플 발송
  • 소재 선택 확정
  • 원단 조달 타임라인 추적

1차 피팅 (4-5주차)

  • 고객/배우 일정 확인
  • Fashion Design과 목업 준비 상태 조율
  • 2시간 피팅 시간 예약
  • 피트 노트 및 필요 수정사항 문서화

최종 피팅 (7-8주차)

  • 최종 피팅 세션 예약
  • 막판 수선 조율
  • 완성 작품에 대한 고객 서명 받기
  • 배송 물류 확인

4. 이슈 관리 (수시)​

이슈 발생 시:

경미한 이슈 (즉시 해결)

  • 원단 배송 지연 (1주 미만 영향)
  • 디자인 미세 수정 요청
  • 피팅 일정 충돌

중대한 이슈 (Sales Director에게 에스컬레이션)

  • 1주 이상 일정 지연
  • 10% 이상 예산 초과
  • 고객 불만족 또는 범위 분쟁
  • 생산 품질 우려

이슈 해결 프로토콜:

  1. 이슈 및 영향 파악 (타임라인, 예산, 품질)
  2. 관련 기능과 협의 (Design/Operations)
  3. 해결 옵션 2-3개 개발
  4. 권장안과 함께 고객에게 제시
  5. 결정 내용 문서화 및 타임라인/범위 업데이트
  6. 예산/범위 변경 시 변경 주문 프로세스 수행

5. 변경 주문 관리 (수시)​

고객이 범위 변경 요청 시:

영향 평가:

  • 디자인 복잡도 변경
  • 추가 작품 또는 캐릭터
  • 소재 업그레이드
  • 타임라인 단축

변경 주문 작성:

  • 요청된 변경사항 문서화
  • Finance에 비용 추정 요청
  • Operations에 일정 영향 확인
  • 수정 가격 산정

승인 받기:

  • 가격 및 일정 영향과 함께 변경 주문을 고객에게 제시
  • 서면 승인 요구 (이메일 또는 서명된 부속서)
  • 비용 20% 이상 증가 시 추가 보증금 수금
  • 계약서 및 Notion 기록 업데이트

6. 결제 마일스톤 추적 (지속)​

결제 일정 모니터링:

  • 보증금 (50%): 계약 체결 시 납부
  • 중간 결제 (25%): 1차 피팅 후 납부
  • 최종 결제 (25%): 납품 시 납부

결제 후속 조치:

  • 마일스톤 3일 전 청구서 발송
  • 기한 내 미결제 시 리마인더 발송
  • 7일 이상 연체 시 작업 중단 (Sales Director 통지)
  • 14일 이상 연체 시 Finance와 수금 협력

산출물​

  • 주간 고객 현황 업데이트
  • 최신 상태의 Notion 주문 상태
  • 문서화된 마일스톤 승인
  • 변경 주문 처리 완료 (해당 시)
  • 일정에 따른 결제 마일스톤 수금

성공 기준​

  • 고객에게 주간 업데이트 제공 (100% 정시 제공)
  • 예상치 못한 상황 없음 - 이슈 파악 후 24시간 이내 소통
  • 모든 마일스톤 충족 또는 지연 시 선제적 소통
  • 프로젝트 전 과정에서 고객 만족도 4/5 이상 유지

소통 템플릿​

이슈 통지 템플릿​

Subject: [Project Name] - Update on [Issue]

Hi [Client Name],

I wanted to give you a heads up on [issue description].

Situation: [What happened]
Impact: [How it affects timeline/budget/quality]
Our Plan: [How we're addressing it]

Options:
1. [Option 1: e.g., "Wait 1 week for original fabric, delivery moves to X"]
2. [Option 2: e.g., "Use alternative fabric, stay on schedule"]

Which option works better for your needs? I'm happy to discuss on a call if helpful.

Best,
[Your Name]

변경 주문 승인 템플릿​

Subject: Change Order for [Project Name]

Hi [Client Name],

Per our conversation, here's the change order for:
[Description of requested changes]

Impact:
- Additional Cost: $[Amount] (itemized below)
- Timeline: [Impact on delivery date, if any]

Detailed Pricing:
- [Item 1]: $[Amount]
- [Item 2]: $[Amount]

To proceed, please reply confirming approval. We'll send an updated invoice
for the additional 50% deposit ($[Amount]) to begin work on these changes.

Let me know if you have any questions!

Best,
[Your Name]

정기적으로 업데이트할 Notion 필드​

주문 기록:

  • 현재 단계: [디자인/패턴/제작/피팅/최종]
  • 진행률: [마일스톤 기반 추정치]
  • 마지막 고객 업데이트: [날짜]
  • 다음 마일스톤: [설명 및 날짜]
  • 차질 사항: [이슈가 있다면]
  • 변경 주문: [변경 주문 기록 링크]

일반적인 문제 및 해결책​

문제해결책
고객이 업데이트 이메일에 미응답직접 전화, 다른 소통 채널 시도
생산 일정 지연영향 평가, 선제적 소통, 해결안 제시 (급행 수수료, 단계별 납품)
고객이 잦은 변경 요청변경 주문 프로세스에 대한 기대치 설정, 모든 변경 문서화
결제 지연5일차 친절한 리마인더, 7일차 정식 리마인더, 8일차 작업 중단
고객이 디자인 방향에 불만족즉시 검토 통화 예약, 대안 제시, 수석 디자이너 참여

다음 단계​

단계 3: 주문 종결

원본 문서: Notion - Business Models 최종 동기화: 2026-02-08